概述

档案是国家机构、企事业单位、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等各方面活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录，是国家信息资源的重要组成部分。档案工作涉及各个领域和行业，是各项建设事业发展的重要基础之一，在国民经济和社会发展服务中具有不可替代的重要作用。 同时档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来提升办公效率的重要性，正在努力通过信息化建设融入整个社会信息化的进程，逐步改变传统的办公模式并向无纸化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展，通过先进的技术手段使文档管理、日常办公的效率得到充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。

现状及问题

传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。 如何确保海量档案资料安全？如何更好的发布档案信息，便于查找和使用？如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理？如何更好地对档案管理工作进行评估和管理？等等一些问题，都是需要去解决的。

方案描述

随着信息技术的发展，需要存储和传播的信息量越来越大，信息的种类和形式越来越丰富，传统的阅览机制显然不能满足这些需要。因此，人们提出了数字化阅览室的设想。数字化阅览室是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息。数字化阅览室的好处是资源远程共享，其信息存储和用户访问不受地域限制。 数字化阅览室与传统阅览室的差别主要在于查询与阅览方式的不同。在数字化阅览室中，查阅文档不再是在档案室的格架上找、放在书桌上看,而是在电子阅览室的电脑上进行。与传统阅览室相比，电子阅览室不提供纸质的文档资料，只提供电子版的文档资料。

解决方案

我司依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，以档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、光盘刻录技术、，实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化，更好地为客户提供及时、准确、全面的档案信息，进一步提高档案管理水平和利用水平，全面建设符合现代档案管理发展方向的档案工作体系。

系统简介

电子阅览室由三部分构成：

(1)存放电子影像资料的服务器；
(2)用户查阅资料所用的终端设备；
(3)整个系统体现的功能有： 
1．支持WEB方式的信息检索和查询，用户可通过普通PC机浏览信息，观看服务器上影像资料。  
2．用户只能浏览服务器上的资料，无权修改、删除影像信息，确保服务器信息不会丢失。 
4．主机<服务器>是管理者用来对整个系统进行维护、更新的，通过管理软件，管理者可以方便快捷的更新数据库内容。 
5．充分发挥资源共享优势，适应网络时代潮流，满足数字化管理需求。

产品特色

1、本软件基于J2EE架构，纯B/S友好界面，不需安装客户端程序，仅需IE浏览器即可访问使用；

2、集成全文检索引擎，使得查询更快更全；

3、强大的数据收集功能，可以接收不同来源的数据，为利用提供资源；

4、丰富多彩的页面显示方式，让检索变成一种娱乐；

5、易用的设计思路，让利用变得更简单。

功能简介

1、强然档案系统提供了非常丰富的搜索功能，较为简单的，是与互联网上的搜索引擎类似的关键词搜索，即只要输入一个或数个关键词，即可查找出满足条件的文档，但与一般搜索引擎不同的是，强然档案系统搜索出的文档，还必须与搜索者的授权一致，也就是，即使满足搜索条件要求，而搜索者没有权限阅读，也是不会显示在搜索结果中的
2、可以采用类自然语言查找档案资料的利用情况，并自由设计和打印比如，输入：张三即可以查询出所有包含张三的信息
3、具备阅读权的用户，可以直接搜索和阅读数字化档案资料，不必另行办理借阅手续，黑匣子功能会自动记录其阅读过程。
对于有权阅读条目但无权阅读内容的用户，可在搜索出相应的档案资料条目后，发送借阅申请，并由对应的档案资料管理员审查符合借阅条件后，可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。 如果某个用户对某类档案资料，连条目阅读权都没有，则应直接发申请邮件给档案资料管理员，档案资料管理员查找到相应档案资料，并经审查符合借阅条件后，也可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。办理借阅手续时，可设定借阅期限，若到期没有归还，可采用邮件或短信进行催还。